Sebuah surat bisnis bukanlah tempat untuk chit-chat. Tidak seperti percakapan bisnis di mana sejumlah pembicaraan kecil digunakan untuk memecahkan es, surat bisnis harus jelas dan ringkas. Dengan meluangkan waktu untuk merencanakan surat kami, kita akan menghemat waktu dalam tahap menulis dan proofreading. Selama tahap perencanaan, tanyakan pada diri Anda beberapa pertanyaan sederhana. Menuliskan jawaban kami untuk membuat garis besar sebelum kita mulai menulis.
Siapakah aku menulis surat ini untuk?
Mengidentifikasi pendengar kita selalu datang pertama. Apakah kita menulis untuk lebih dari satu orang, untuk seseorang yang kita tidak tahu, atau seseorang yang kita telah dikenal untuk waktu yang lama? Ini akan membantu kita menentukan seberapa formal surat itu perlu. Kita mungkin perlu untuk memperkenalkan diri secara singkat dalam surat itu jika penerima tidak mengenal kami. Kita juga mungkin perlu mengetahui alamat diperbarui dan judul penerima. Ini adalah waktu yang baik untuk mengkonfirmasi ejaan yang benar dari nama pertama dan terakhir.
Mengapa aku menulis surat ini?
Alasan utama untuk surat itu harus dipahami dari baris subjek dan beberapa kalimat pertama. Kita mungkin mencakup lebih dari satu hal dalam satu surat bisnis, tetapi akan ada hampir selalu menjadi alasan umum untuk surat itu. Mengidentifikasi tujuan utama kami dan apa yang kita capai. Tinjauan beberapa contoh alasan mengapa orang menulis surat bisnis pada halaman pengantar pelajaran ini.
Apakah ada rincian spesifik kita perlu menyertakan?
Kumpulkan setiap tanggal, alamat, nama, harga, waktu atau informasi lain yang kita mungkin perlu menyertakan sebelum kita menulis surat kami. Periksa rincian daripada mengandalkan pada memori kita.
Apakah saya membutuhkan jawaban?
Banyak jenis surat bisnis memerlukan jawaban. Lainnya ditulis dalam menanggapi surat yang telah diterima. Sebelum kita mulai menulis, menentukan apakah atau tidak kita memerlukan tindakan atau respon dari penerima. Permintaan kami atau persyaratan harus sangat jelas. Dalam beberapa kasus kita bahkan mungkin perlu memberikan batas waktu untuk tanggapan. Jika kita memang membutuhkan jawaban, bagaimana seharusnya penerima menghubungi kami? Tunjukkan informasi ini jelas juga. Kita mungkin ingin memberikan lebih dari satu pilihan, seperti alamat email dan nomor telepon.
Bagaimana kita bisa mengatur poin kami secara logis?
Pikirkan tentang bagaimana kami akan mengatur pikiran kita jika kita berbicara daripada menulis kepada penerima. Pertama kita akan memperkenalkan diri. Kedua kita akan menyatakan keprihatinan kita atau alasan untuk menulis. Setelah isi utama surat kami, kami akan menyertakan informasi tentang bagaimana kita bisa dihubungi. Akhir dari surat itu juga merupakan tempat untuk mengekspresikan rasa syukur, berharap keberuntungan, atau menawarkan simpati. Berikut adalah garis besar contoh:
PENERIMA
Karen Jacobson
Kenalan (bertemu dua kali sebelum, sebentar)
Judul: Presiden, The Flying Club
Alamat: 44 Windermere Drive, Waterloo, Ontario L1B 2C5
ALASAN
Untuk mengundang anggota dewan untuk tetap di papan tulis untuk masa jabatan kedua.
Anggota lain menyarankan bahwa dia telah menikmati posisi ini dan telah berpikir tentang tinggal di.
Tidak ada relawan lain telah datang ke depan untuk mengambil alih pada akhir September.
KHUSUS DETAIL
Jika dia memutuskan untuk tetap di dia akan perlu tersedia untuk pertemuan nasional pada 5 November.
Anggota dewan yang menginap untuk dua istilah yang kadang-kadang diminta untuk mengambil tugas tambahan, seperti mengambil menit atau hosting kegiatan sosial.
TANGGAPAN
Dia akan perlu untuk merespon dengan 1 September.
Dia dapat menghubungi saya melalui email atau telepon.
ORGANISASI
Kembali alamat lembaga kami
Karen Jacobson judul dan alamat
Salam: Dear Ms Jacobson
Paragraf pertama: Perkenalkan diri saya sebentar - mengingatkan Karen di mana kami bertemu sebelumnya. Memberikan alasan saya untuk menulis: "Aku telah mendengar dari sejumlah anggota dewan yang Anda mungkin tertarik tinggal selama masa jabatan kedua Kami akan sangat senang Anda tinggal selama satu tahun lagi.."
Paragraf kedua: Jelaskan apa jenis komitmen posisi ini akan melibatkan tahun ini (sekali pertemuan sebulan, pertemuan nasional, ditambah tugas tambahan mungkin)
Ayat Ketiga: Memberikan batas waktu untuk respon dan bagaimana untuk menghubungi saya.
Penutup: berkat Express untuk Karen untuk sukarela waktunya tahun ini
Menulis Surat Bisnis
Istilah "surat bisnis" membuat orang gugup. Banyak orang dengan bahasa Inggris sebagai bahasa kedua khawatir bahwa tulisan mereka tidak cukup maju untuk menulis bisnis. Hal ini tidak terjadi. Surat yang efektif dalam bisnis menggunakan kalimat pendek sederhana dan kosakata mudah. Surat mudah adalah dengan membaca, semakin baik. Kita akan perlu menggunakan transisi lancar sehingga kalimat kita tidak tampak terlalu berombak.
salam
Pertama dan terpenting, pastikan bahwa kita mengeja nama penerima dengan benar. Kita juga harus mengkonfirmasikan judul gender dan tepat. Gunakan Ms untuk perempuan dan Mr untuk laki-laki. Gunakan Mrs jika Anda adalah 100% yakin bahwa seorang wanita menikah. Dalam keadaan formal yang kurang, atau setelah periode panjang korespondensi mungkin dapat diterima untuk mengatasi orang dengan nama-nya pertama. Ketika kita tidak tahu nama seseorang dan tidak dapat menemukan informasi ini keluar kita dapat menulis, "Untuk Siapa Ini Mei Kepedulian". Ini adalah standar untuk menggunakan koma (usus besar di Amerika Utara) setelah salam. Hal ini juga memungkinkan untuk tidak menggunakan tanda baca sama sekali. Berikut adalah beberapa cara umum untuk mengatasi penerima:
Dear Mr Powell,
Sayang Ms Mackenzie,
Frederick terhormat Hanson:
Editor-in-Chief terhormat:
Pelanggan yang terhormat Terhormat
Dear Sir atau Madam:
nyonya yg terhormat
Dear Sir,
Dear Sirs
Tuan-tuan:
paragraf pertama
Dalam sebagian besar jenis surat bisnis itu adalah umum untuk menggunakan sapaan akrab dalam kalimat pertama dari surat itu. Berikut adalah beberapa contoh:
Saya berharap Anda menikmati musim panas yang baik.
Terima kasih atas surat Anda jenis 5 Januari.
Saya datang di iklan untuk perusahaan Anda di Star hari ini.
Senang bertemu dengan Anda di konferensi bulan ini.
Saya menghargai kesabaran Anda menunggu jawaban.
Setelah membuka singkat kami, negara titik utama surat kami dalam satu atau dua kalimat:
Aku menulis untuk menanyakan tentang ...
Saya tertarik dalam pembukaan pekerjaan diposting pada website perusahaan Anda.
Kami ingin mengundang Anda untuk makan siang anggota hanya pada 5 April.
Kedua dan ketiga paragraf
Gunakan paragraf singkat untuk pergi ke detail yang lebih besar tentang titik utama kami. Jika satu paragraf adalah semua yang kita butuhkan, tidak menulis paragraf ekstra hanya untuk membuat surat kami terlihat lebih panjang. Jika kita termasuk bahan sensitif, seperti menolak tawaran atau menginformasikan karyawan dari periode PHK, menanamkan kalimat ini di paragraf kedua daripada membuka dengan itu. Berikut adalah beberapa cara umum untuk mengungkapkan fakta-fakta yang tidak menyenangkan:
Kami menyesal untuk memberitahu Anda ...
Hal ini dengan sangat sedih bahwa kita ...
Setelah mempertimbangkan dengan hati-hati kami telah memutuskan ...
akhir ayat
Paragraf terakhir kami harus mencakup permintaan, pengingat, dan catatan pada lampiran. Jika perlu, informasi kontak kita juga harus dalam ayat ini. Berikut adalah beberapa ungkapan yang umum digunakan saat menutup surat bisnis:
Saya berharap untuk ...
Silahkan menanggapi pada awal kenyamanan Anda.
Saya juga harus mengingatkan Anda bahwa pertemuan dewan berikutnya adalah pada 5 Februari.
Untuk keterangan lebih lanjut ...
Jika Anda memerlukan informasi lebih lanjut ...
Terima kasih untuk mengambil ini menjadi pertimbangan.
Saya menghargai umpan balik Anda mungkin memiliki.
Terlampir Anda akan menemukan ...
Jangan ragu untuk menghubungi saya melalui telepon atau email.
penutupan
Berikut adalah beberapa cara umum untuk menutup surat. Gunakan koma antara penutupan dan nama tulisan tangan kita (atau diketik dalam email). Jika kita tidak menggunakan koma atau usus besar di salam kami, meninggalkan koma setelah penutupan frase:
Hormat saya,
Hormat saya,
Hormat kami,
Hormat kami
Terima kasih,
semoga sukses
Semua yang terbaik,
semoga beruntung
Salam hangat,
Tips Menulis
Gunakan nada percakapan.
Ajukan pertanyaan langsung.
Periksa gender dan ejaan nama.
Gunakan suara aktif bila memungkinkan.
Gunakan modals sopan (akan mendukung kehendak).
Selalu mengacu pada diri sebagai "aku".
Jangan gunakan "kami" kecuali jelas persis siapa kata ganti mengacu pada.
Menulis ulang setiap kalimat atau permintaan yang terdengar samar-samar.
Jangan lupa untuk menyertakan tanggal. Hari-Bulan-Tahun yang konvensional di banyak negara, namun, untuk menghindari kebingungan, tuliskan bulan daripada menggunakan nomor (misalnya 5 Juli 2007)
0 komentar:
Posting Komentar